I vantaggi e i limiti del cloud per il non profit: scopriamoli insieme

Negli ultimi anni le tecnologie in cloud sono sempre più diffuse e vengono adottate progressivamente da moltissime organizzazioni Non Profit. Ma esiste ancora una barriera tecnologica:  molte organizzazioni non hanno ancora le competenze tecniche per comprendere vantaggi e limiti di questa tecnologia, che ormai è il paradigma più diffuso nello scenario IT.  Con questo articolo vogliamo aiutarti a comprendere cos’è il cloud e a capire se le soluzioni che il cloud offre sono adeguate alle esigenze della tua organizzazione.

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Box.org 

Adobe Creative Cloud  

Office 365

Qual è la differenza tra i software Cloud-Based e quelli tradizionali?

Il termine "cloud computing" si riferisce ad una vasta gamma di servizi IT Internet-based. La differenza tra software cloud – based e tradizionali sta nel fatto che quando accedi ai programmi in cloud il tuo desktop o laptop non sta processando i dati o i programmi, ma questi risiedono in un grande datacenter esterno alla rete informatica della tua organizzazione, e tu puoi avere accesso ad essi tramite Internet dal tuo computer/device personale.

La maggior parte dei servizi di cloud computing sono accessibili attraverso un web browser come Microsoft Internet Explorer, Mozilla Firefox, o Google Chrome. Puoi anche utilizzare alcuni servizi cloud tramite apposite app mobile o tramite browser su uno smartphone o tablet. In ogni caso, i servizi cloud non necessitano apparecchiature sofisticate o software particolari.

Nello specifico, "cloud computing" si riferisce solitamente a programmi in cloud che normalmente l’organizzazione utilizza in locale. Per esempio, un servizio di webmail è un’alternativa cloud per l’hosting del tuo email server. Un sistema di database CRM cloud based è un’alternativa alla gestione in locale del tuo database di donatori.  

Tre tipologie base di Cloud: Infrastruttura, Piattaforma, Software

Il cloud computing si differenzia in tre principali livelli: infrastruttura, piattaforma e software.

Se la tua organizzazione non sviluppa o personalizza software proprietari, il cloud computing sarà per te interessante nel campo dei servizi software, ma è utile capire meglio anche le altre due tipologie.

Infrastruttura

Si tratta del livello fondante del cloud computing. Include servizi come archiviazione di dati, backup, e sicurezza. Un esempio molto citato di questo servizio è Amazon Web Services, che include database, storage, virtual private server, e support services disponibili on demand.

Il servizio di telefonia Cloud-based Voice over Internet Protocol (VoIP) è un altro esempio di infrastruttura in cloud.

Piattaforma

La piattaforma è il livello successivo del cloud. I fornitori di servizi di piattaforma offrono uno specifico framework e un set di base di funzionalità che il cliente può personalizzare e utilizzare per sviluppare le sue applicazioni. Esempio: Google App Engine, Force.com, e Microsoft Azure.

Software

Per servizi software in cloud si intende qualsiasi software o servizio Internet-based a cui è possibile abbonarsi con licenze aperte o per numero di utenti su base mensile/annuale. Si tratta della tipologia più comune di cloud service utilizzato dalle realtà più piccole. Alcune applicazioni software in cloud  sono altamente personalizzabili, e a volte necessitano di un tecnico per l’impostazione, ma generalmente si tratta di programmi che non richiedono conoscenze tecniche specifiche per l’utilizzo quotidiano e il mantenimento. Esempi: Microsoft Office 365Google AppsAdobe Creative Cloud e Box.

I vantaggi del Cloud Computing

Il passaggio al cloud offre moltissime potenzialità per le Non Profit di tutte le dimensioni. Non solo permette alle organizzazioni di risparmiare, non dovendo gestire e mantenere i propri server o pagare un consulente a questo scopo. Molti strumenti cloud permettono nuovi livelli di condivisione e collaborazione, che possono davvero trasformare il modo in cui una non profit lavora.

Viviamo in un mondo in cui i nostri sostenitori chiedono sempre più trasparenza, e c’è un crescente bisogno di collaborazione tra diverse realtà non profit per ottenere davvero un impatto sulla società. Utilizare il giusto strumento cloud può aiutare le non profit ad abbattere le barriere, e ad essere più aperte, efficaci e capaci di affrontare nuove sfide.

Riduce la necessità di supporto e di hardware

Spostando più applicazioni strategiche per la tua attività sul cloud, ti accorgerai che non avrai più bisogno di aggiornare i tuoi computer così spesso come prima, e che i tuoi collaboratori possono svolgere operazioni complesse senza necessariamente avere computer sofisticati. Questo perché i programmi che utilizzi non girano effettivamente sulle macchine locali: un tablet da 200 euro può accedere tranquillamente al tuo account Salesforce e Google Apps velocemente come un computer ad alte prestazioni da 2000 euro!  Allo stesso modo, ti accorgerai che un’infrastruttura in cloud richiede uno staff IT più piccolo rispetto ad un set up tradizionale, poiché non sarà più la tua organizzazione a dover gestire e manutenere il software.

Collaborazione sempre e ovunque

I servizi software possono portare grandi semplificazioni a molte organizzazioni. Se una parte del tuo staff lavora fuori sede, gli utenti possono facilmente avere accesso ai file e lavorare da casa come se fossero in ufficio. Se utilizzano una connessione WiFi privata o sicura, non c’è nemmeno la necessità di impostare una virtual private network (VPN).

Inoltre, gli strumenti cloud possono rendere più facile collaborare con colleghi di altre non profit. Se stai pianificando un evento che coinvolge per esempio un’altra non profit, potrai molto facilmente creare un progetto Basecamp dove tutti possono vedere il lavoro degli altri colleghi. Le persone che lavorano nella stessa organizzazione troveranno benefici dagli strumenti di collaborazione on line come i calendari condivisi, la messaggistica istantanea, le video conferenze e la condivisione dei file tramite Office 365.

Una scelta ecologicamente sostenibile

Le soluzioni di Cloud computing sono pi ecologicamente sostenibili delle tradizionali soluzioni IT perché richiedono meno equipaggiamento IT in-office. Benchè i grandi datacenter richiedano molta elettricità, questa è sempre molto inferiore a quella che consumerebbero i migliaia di computer locali necessari per ottenere le stesse performance. I grandi provider di cloud computing ottimizzano inoltre i loro datacenter in funzione dell’efficienza energetica in modo più preciso rispetto ai produttori di computer e laptop.

I limiti del Cloud Computing

 
Scurezza e accessibilità

La sicurezza e l’accessibilità sono ancora le principali preoccupazioni che le persone esprimono rispetto all’affidabilità dei servizi cloud-based.

Benchè sia molto importante preoccuparsi di possibili falle nel sistema di protezione dei dati di un’organizzazione, occorre  comunque considerare che sia per i software cloud-based che per quelli on-premises, la maggior parte dei fattori che mettono a rischio i dati di un’organizzazione sono attribuibili ad errori umani. Proprio per questo TechSoup ha pubblicato la guida (in inglese) Guida alla Sicurezza in rete per Non Profit.

Inoltre, quando pensi alla sicurezza e all’accessibilità del cloud, devi prima realisticamente prendere in considerazione lo stato esistente delle dotazioni tecnologiche della tua organizzazione. I timori verso il cloud sono spesso basati su una visione poco realistica dell’attuale situazione dell’organizzazione in termini di dotazioni tecnologiche. Probabilmente i tuoi sistemi di sicurezza non saranno a prova di bomba, la tua infrastruttura tecnologica non sarà funzionante al 100% alle massime performance, e probabilmente non avrai risorse dedicate alla gestione IT. Nel cloud, la sicuerzza e la gestione IT sono nelle mani di professionisti esperti e dedicati.

Se il provider cloud fallisce?

Il Cloud computing è ancora oggi un settore in rapido mutamento, e c’è sempre il pericolo che un’azienda nuova fallisca o modifichi radicalmente il servizio offerto. Un cambiamento improvviso non sarà così grave se utilizzi l’applicazione cloud solo per un progetto temporaneo, ma potrebbe essere un disastro se sul cloud è basata tutta la gestione del tuo database di donatori.

Quando valuti un provider cloud, verifica quali possibilità ti vengono offerte per il back up e l’esportazione dei tuoi dati. I servizi migliori ti permettono di permettono di scaricare i tuoi dati in formati standard non proprietari.  

Necessità di connessione Internet stabile

Certamente se ti affidi al cloud sarai più dipendente da una buona connessione Internet. A mano a mano che sempre più funzioni mission-critical saranno svolte via Internet, le organizzazioni avranno sempre più bisogno di connessioni a banda larga e sempre meno carenze in termini di connettività. Se un accesso stabile a Internet, la velocità di connessione o la larghezza di banda sono problemi per la tua organizzazione, in questo momento le soluzioni cloud potrebbero non essere adatte alla tua non profit.

Conclusioni

Il Cloud computing è un’area in grande espansione, che senza dubbio rivestirà sempre più importanza anche nel settore non profit. Ma quali elementi della tua infrastruttura IT muovere al cloud – e quando – sono elementi che variano molto da un’organizzazione all’altra.  

Infine, poiché la tecnologia cambia continuamente, non potrai dare una valutazione definitiva delle soluzioni cloud: un problema che riscontri oggi e che ti porterebbe ad abbandonare quel prodotto cloud potrebbe essere risolto tra 6 mesi, e il prodotto ritornare interessante per le tue attività. Inoltre sono sempre di più gli strumenti cloud che vengono sviluppati sul mercato: se oggi non ti senti ancora pronto per fare il passaggio, troverai certamente il prodotto cloud più adatto alla tua non profit al momento giusto.

 

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