SharePoint Online: come collaborare in cloud

Vuoi conoscere e implementare i servizi di Microsoft SharePoint per la tua Non Profit? Con questa guida scoprirai gli strumenti e le opportunità relativi ai servizi di cloud computing accessibili tramite le diverse offerte sui piani di abbonamento ad Office 365 a disposizione delle organizzazioni non profit accreditate a TechSoup.

Ti mostreremo inoltre i passaggi essenziali per costruire un ambiente di lavoro di team all’interno del quale condividere documenti e attività.

CHE COS’È SHAREPOINT ONLINE?  

È un servizio cloud che offre tutti gli strumenti più moderni per garantire un modo di lavorare efficiente e dinamico ad organizzazioni di ogni dimensione.  

SharePoint Online è lo strumento ideale per indirizzare le tematiche di collaborazione all’interno di gruppi di lavoro. È integrato con Microsoft Office e con le altre applicazioni dell’ambiente Office 365. 

SharePoint è anche un’ottima piattaforma per lo sviluppo di applicazioni verticali.

All’interno del mondo Office365 ci sono due strumento per gestire la documentazione: SharePoint e OneDrive for Business. La differenza fra i due è che OneDrive for Business rimane uno spazio di storage dove salvare documenti personali, mentre SharePoint è una tecnologia per il team working.

Entrando su SharePoint Online da qualsiasi browser posso scegliere due diversi ambienti con i quali gestire i documenti:

Sito del team: aree orientate al lavoro di team, per un gruppo di utenti che lavora in collaborazione su uno o più progetti

Sito di comunicazione: area per la comunicazione interna, dove posso pubblicare e condividere contenuti che interessano e raggiungono l’intera organizzazione

 COME CONFIGURARE UN SITO SHAREPOINT

  1. Entro in SharePoint e creo un sito
  2. Aggiungo i membri del team che possono accedere al Gruppo che lavora su questo sito
  3. Configuro il sito con gli strumenti che mi servono

Guarda il video cliccando sull'immagine qui sotto e segui i passaggi

GLI STRUMENTI DI SHAREPOINT

LA RACCOLTA DI DOCUMENTI

Posso caricare e importare su SharePoint dei file e documenti dal mio pc organizzandoli in cartelle e sottocartelle, e questi documenti sono immediatamente visibili e condivisibili all’interno di un gruppo di lavoro.

Clicca sull'immagine e guarda il video!

GLI ELENCHI

Tutto ciò che è contenuto in SharePoint si organizza in maniera molto flessibile sotto forma di elenchi di informazioni, che posso personalizzare tramite l’interfaccia di amministrazione che mi permette di scegliere il tipo di visualizzazione, le informazioni e le colonne che devono comparire, l’ordine degli elementi in elenco, ecc.

Come creare gli elenchi? guarda il video cliccando sull'immagine!

LE PAGINE

All’interno del sito intranet SharePoint è possibile aggiungere ed editare nuove pagine in maniera molto intuitiva, modificando il titolo, l’immagine di testata, il layout della pagina, e inserendo diverse tipologie di contenuto (web parts) o incorporando componenti esterne (per es. video da YouTube) organizzate e visualizzate secondo le proprie esigenze.

Scopri come creare pagine per il tuo sito Sharepoint: clicca sull'immagine e guarda il video

IL TIPO DI UTENTI DI SHAREPOINT

Una volta inseriti i contenuti sul sito SharePoint, devo renderli fruibili agli utenti: in SharePoint Online tutti gli utenti definiti in Office 365 sono già riconosciuti e pronti per diventare utenti di SharePoint, perché per la gestione utenti O365 si basa sullo stesso servizio di directory cloud di Azure, che comprende anche SharePoint.

Gli utenti possono essere anonimi, utilizzatori, o avere permessi speciali per contribuire ai   contenuti del sito come autori, gestori o amministratori delle risorse a più livelli (inserire sezioni, assegnare permessi, cancellare o riassegnare aree o permessi ecc).

In SharePoint gli utenti vengono raggruppati e i permessi vengono assegnati ai gruppi: il segreto per la gestione degli utenti non è tanto assegnare permessi al singolo utente, quanto definire un insieme di gruppi ai quali assegnare i permessi di gestione. È possibile che un utente appartenga a più gruppi e abbia permessi diversi su risorse differenti.

L’interfaccia di amministrazione degli utenti è particolarmente ricca, e consente di definire per ciascuna risorsa il livello di permesso da implementare e di invitare gli utenti a far parte dei vari gruppi.

LE APP

Nel personalizzare il mio SharePoint posso anche aggiungere varie applicazioni, scegliendo tra quelle già disponibili in SharePoint o scaricabili dallo SharePoint Store (per es. app per effettuare sondaggi, che posso personalizzare e impostare per gestire le domande, raggiungere gli utenti che definisco, raccogliere le risposte, avere la reportistica ecc).

I SITI SECONDARI

Il sito SharePoint ha la possibilità di avere al suo interno anche “siti figli”, che possono essere siti di collaborazione per il team, un blog, un sito di progetto, oppure un sito per la mappatura organizzativa di task specifici.

Nella creazione del sito secondario definisco i livelli di autorizzazione (se ha autorizzazioni specifiche o eredita le stesse autorizzazioni del sito padre) e possono renderlo visibile nel menu principale di SharePoint.

All’interno del sito secondario ci sono già funzionalità impostate, che posso utilizzare per organizzare il lavoro di gruppo.

I CALENDARI CONDIVISI

Grazie ai calendari condivisi i diversi utenti possono pubblicare contenuti o scadenze condividendole con il team e attivando le notifiche.

Implementando sul mio sito SharePoint un calendario condiviso devo definire gli accessi degli utenti e le rispettive autorizzazioni, invitare gli utenti a partecipare al calendario condiviso ed eventualmente integrare il mio calendario con quello di Outlook.