Power BI. Come visualizzare facilmente i dati della tua Non Profit.

 

La Business Intelligence è essenziale anche per la gestione di un’organizzazione Non Profit. Attraverso TechSoup la tua organizzazione può accedere a Power BI, lo strumento di Business Intelligence Microsoft, che finalmente rende facile ed immediata la lettura e l’analisi di dati generati da qualsiasi sorgente (sito, e-commerce, CRM…), visualizzati indashboard interattive facilmente personalizzabili.

Power BI è utile perché ti aiuta ad avere una prospettiva globale della tua attività permettendoti allo stesso tempo di creare filtri e tabelle per leggere i tuoi dati fino al dettaglio.

Ad esempio, puoi avere un colpo d’occhio sulle tue campagne di fundraising, sul budget speso, sulle attività assegnate alle singole persone, o ancora avere una mappatura geografica dei tuoi volontari o stakeholders.

E come sai, una buona lettura dei tuoi dati è l’inizio di scelte strategiche di successo.

In questa guida, sintesi di un utilissimo webinar della TechSoup Academy tenuto da Alberto Jacomuzzi, founder di Welol Next, ti spiegheremo come attivare Power BI e configurare dashboard di visualizzazione

PowerBI è uno degli innumerevoli strumenti cloud based di Microsoft che prevede anche una parte client desktop che è possibile installare gratuitamente sul proprio computer, e che consente di maneggiare i dati che provengono da sorgenti dati e poi pubblicarle sul cloud, rendendoli fruibili da qualsiasi dispositivo tramite app. Se usato all’interno dell’ecosistema Office 365 PowerBI consente di realizzare in modo semplice analisi dati e condividere informazioni con i colleghi.

  • Strumenti
  • Scenari
  • Come collegarsi e condividere i dati

Il client PowerBI desktop è installabile su un dispositivo Windows, e permette di pubblicare i dati sul cloud attraverso PowerBI Service. Nel caso in cui si debba mantenere i dati sui propri server si può utilizzare PowerBI Report Server. PowerBI Embedded permette invece di pubblicare i dati su applicazioni aziendali per la loro condivisione e visualizzazione.

 

TIPOLOGIE DI LICENZE

PowerBI Desktop

È un tool gratuito scaricabile online e ci permette di collegare o importare fonti dati esterne, analizzarle e collegare i dati, e creare report in modo molto intuitivo.

PowerBI Free

È un software completamente web based ad uso personale a cui è possibile accedere tramite una semplice registrazione da https://powerbi.microsoft.com/it-it/ che permette di pubblicare le mie analisi dati effettuate tramite PowerBI Desktop sul cloud e far accedere ai dati altri utenti in consultazione. Ha limitazioni sulle quantità di dati analizzabili (1 Gb) e sui refresh giornalieri.

PowerBI Pro offre tramite il pagamento di un abbonamento la possibilità di condividere analisi e report e collaborare alle analisi stesse, che ha 10 Gb per lo storage di dati

PowerBI Premium è un add-on di PowerBI Pro necessario per requisiti di capacità su larga scala, per la distribuzione dei contenuti senza necessità di licenze per utente.

Per i costi delle licenze riservati alle Non Profit consulta https://www.microsoft.com/en-us/nonprofits/power-bi

 

PowerBI DESKTOP – COME FUNZIONA

È un visual tool gratuito (applicazione Desktop) per il report e l’analisi dei dati collegabile al proprio account Office365.

Come creare un report?

1. Creazione di una Query.

Devo identificare le fonti dati con cui creare i miei report. Attualmente PowerBI può attingere a più di 80 tipologie di fonti tra le più utilizzate dagli utenti (file Excel, o database Access, Azure, SQL, Oracle, IBM, SharePoint, Dynamics, Salesforce, Google Analytics, MailChimp ecc.)

Posso partire per es. da un semplice file Excel con dati suddivisi su diversi campi, e importarlo in PowerBI: il file può risiedere in locale sul mio pc, oppure può essere prelevato da una piattaforma o database, a cui accedo tramite PowerBI Desktop con le mie credenziali.

2. Creare delle relazioni tra i dati

Posso importare anche più di una fonte dati, e creare relazioni tra queste diverse fonti. Se per es. importo un’altra tabella Excel che contiene alcuni campi uguali alla prima tabella, PowerBI crea una relazione tra le due tabelle che portò utilizzare nel mio data model.

3. Definire il data model

Importando le fonti dati su PowerBI Desktop, costruisco lo scheletro del mio modello, e posso apportare delle modifiche, per es. cambiare il titolo di un campo, o modificare la tipologia dei dati in ogni campo (numero, testo, data ecc). Il client tiene tracce di tutte queste modifiche del modello rispetto al file originale importato. Terminate le modifiche questo scheletro che ho costruito viene aggiornato e diventa il mio data model, che farà da “traduttore” tra la mia fonte dati e il client che mi permette di visualizzare i dati e creare i report.

4. Creare i report visuali

In modo molto intuitivo posso creare una dashboard sul client che contenga grafici di tipo anche diverso per la visualizzazione di dati di campi diversi della mia fonte dati. I dati di uno stesso campo possono essere isolati e visualizzati nei diversi grafici, e posso incrociare i dati di diverse fonti importate nel mio data model.

5. Condividere i report pubblicandoli sul cloud.

Se ho una licenza PowerBI Pro (al costo di 3 euro al mese per le Non profit) posso condividere con altri utenti i dashboard direttamente dal mio client desktop su PowerBI in cloud (gli utenti possono accedere a PowerBI sul cloud registrandosi gratuitamente), o condividerlo in modo più tradizionale via posta elettronica o su un server.

Oppure posso condividere il mio report usando lo strumento di Office365 Microsoft Teams, a cui posso dare accesso ai membri del mio team e che sono iscritti a PowerBI gratuitamente, o anche ad altri membri esterni.

PowerBI mi fornisce anche le informazioni delle visualizzazioni da parte degli utenti e le attività di aggiornamento eseguite dagli utenti sui miei report.

 

COME ACCEDERE A POWERBI PER LA TUA NON PROFIT?

A PowerBI è possibile accedere solo tramite un abbonamento a Office 365, che tramite TechSoup puoi ricevere in totale donazione. Troverai PowerBI tra le app della tua interfaccia di Office365.

Se vuoi passare alla versione PowerBI Pro, dovrai chiedere all’amministratore del tuo abbonamento Office365 di effettuare l’upgrade inserendo il metodo di pagamento e gli account che possono accedervi.