Office 365. Come attivare il tuo account e configurare gli utenti

Vuoi scoprire insieme a noi tutti i segreti di Microsoft Office 365?

Con questa guida potrai conoscere e implementare i servizi di Office 365, e imparare come attivare il tuo account e configurare gli utenti per sfruttare al meglio strumenti e opportunità relativi ai servizi di cloud computing accessibili tramite Office 365.

Se invece pensi di aver bisogno di un utilizzo più evoluto di Office 365 e dei suoi strumenti, ma non hai ancora le competenze per farlo, contatta il servizio TechSoup IT Assist: possiamo aiutarti!

Uno speciale ringraziamento a Pierluigi Mazzuca, ex-Product Manager presso Microsoft Italia e consulente IT presso TechSoup, che ha tenuto un webinar gratuito su questo tema per la TechSoup Academy, e di cui questo articolo è un breve resoconto.

Che cos’è Office 365?

È un servizio cloud che offre tutti gli strumenti più moderni per garantire un modo di lavorare efficiente e dinamico ad organizzazioni di ogni dimensione.

Office365 offre accesso alle applicazioni di Microsoft Office, servizi di posta elettronica e app per la condivisione e collaborazione in team.

Le organizzazioni non profit accreditate a TechSoup hanno accesso a diverse offerte sui piani di abbonamento ad Office 365, lo sapevi?!

COME ACCEDERE A OFFICE 365 IN DONAZIONE

1 registra la tua organizzazione a Techsoup

2. ottieni il token di validazione che troverai all’interno del tuo account utente TechSoup per attivare il servizio.

3. Vai su https://products.office.com/it-it/nonprofit/office-365-nonprofit e inserisci il token quando richiesto per accreditare la tua non profit anche presso Microsoft e attivare il servizio. Dopo aver completato tutti i passaggi riceverai una mail da Microsoft con la conferma che il tuo “tenant” di Office 365 è pronto e le credenziali del tuo account di amministratore

4. Per accedere al tuo tenant di Office 365 vai su http://office.com e inserisci il tuo account Microsoft: si aprirà una schermata con tutte le applicazioni e i servizi disponibili su Office 365.

PERCHE’ PASSARE A OFFICE 365?

Office 365 offre molto di più che il semplice pacchetto Office: è un ambiente totalmente in cloud (quindi accessibile ovunque tu ti trovi e da qualsiasi device) dal quale potrai accedere a moltissime applicazioni e servizi online che possono essere molto utili e aiutare anche organizzazioni medio piccole a lavorare meglio (dalla mail in cloud alla condivisione di documenti fino ad applicazioni che aiutano a creare contenuti per il marketing o siti web)

Cominciamo? Scopri tutte le risorse O365 con la prima video clip:

COME CONFIGURARE UN UTENTE PER IL TUO OFFICE 365 

1. Accedi a http://login.microsoftonline.com e inserisci le tue credenziali di amministratore (che hai ricevuto via mail da Microsoft)

2. Clicca sull’icona Amministrazione per accedere all’ambiente di amministrazione di Office 365

3. Clicca su Utenti > Aggiungi utente

Questo passaggio permette di creare nuovi utenti e aggiungerli alla lista di utenti di uno stesso tenant O365 già esistenti. La directory degli utenti O365 può essere integrata con l’active directory on premises eventualmente già implementata sul tuo dominio.

4. Configura i parametri del nuovo utente (per l’indirizzo di posta elettronica è possibile utilizzare un dominio di proprietà dell’organizzazione)

5. Genera una password sicura (che chiederai all’utente di modificare al primo accesso)

6. Procedi all’assegnazione delle licenze, cioè ad attivare le applicazioni per gli utenti in base al loro profilo, e se vuoi ad accedere all’interfaccia di amministrazione dei singoli prodotti di Office 365

7. Invia al nuovo utente una notifica per informarlo che il suo account è stato creato

8. Gestisci i tuoi utenti dividendoli in gruppi in base ai permessi di accesso assegnati agli utenti stessi

9. Accedi alle interfacce di amministrazione dei singoli prodotti disponibili in Office 365 inserendo il codice di verifica inviato dal sistema sul tuo cellulare o altro device (autenticazione a due fattori che evita accessi indesiderati all’account amministratore)

Fin qui tutto chiaro? Rivedi i passaggi nella clip

COME GESTIRE DOCUMENTI SU OFFICE 365

Office 365 permette di archiviare e condividere documenti e risorse sul cloud.

Per i documenti di lavoro ad uso personale puoi utilizzare OneDrive for Business, mentre per i documenti condivisi e aggiornati da un team di lavoro puoi usare SharePoint

Vediamo questi due strumenti nel dettaglio:

Dall’ambiente Office 365 puoi accedere a OneDrive, che puoi configurare anche come app locale sul tuo pc, e creare cartelle dove caricare documenti.

Avrai così a disposizione uno spazio cloud dove archiviare documenti di lavoro ad uso personale, che potrai anche condividere con altre persone senza spostarli dalla tua area One Drive.

Se hai un team di lavoro puoi condividere i documenti in cloud attraverso SharePoint. 

Per costruire l'ambiente condiviso dovrai:

1. creare un sito del team

2. configurare i membri che possono accedere al sito (divisi tra utenti proprietari, che hanno diritti di amministrazione, e utenti semplici)

3. caricare e condividere i documenti con il tuo team di lavoro

4. Configurare il livello di condivisione nei diversi gruppi di utenti accedendo all’interfaccia di amministrazione delle cartelle