La guida che cercavi per la gestione efficace dei documenti nel cloud

 

La guida che cercavi per la gestione efficace dei documenti nel cloud

Come trovare facilmente i file, collaborare meglio, utilizzare le firme elettroniche e aumentare la sicurezza

 

Lo sapevi?

Il mondo “cloud-first” in cui viviamo oggi permette livelli di collaborazione, sicurezza, mobilità e produttività mai pensati possibili. Ma con più soluzioni a nostra disposizione, siamo anche sfidati a utilizzare questi strumenti in modo efficace e funzionale alla nostra missione.

Diamo un'occhiata ad alcune strategie per una gestione efficace dei documenti digitali, insieme ad alcuni degli strumenti disponibili per la tua organizzazione Non Profit.

 

Gestisci la collaborazione nel cloud

Una delle migliori caratteristiche della gestione documentale basata su cloud è la capacità di collaborare su un singolo documento da qualsiasi parte del mondo. Indipendentemente dalla soluzione cloud che stai utilizzando, c'è sempre una funzionalità integrata per modificare, commentare e condividere qualsiasi cosa tu stia lavorando - da qualsiasi dispositivo.

Se hai mai scaricato un file su Internet affinché qualcun altro possa scaricare e rivedere, hai goduto dei vantaggi dell'archiviazione di documenti basata su cloud.

 

In effetti, la memorizzazione degli articoli nel cloud è diventata così comune e intuitiva che probabilmente la stai già sfruttando per le tue operazioni quotidiane. Sono disponibili numerose soluzioni di archiviazione cloud, tra cui Box, Google Drive, Microsoft SharePoint Online e Adobe Document Cloud (DC).

Scopriamole insieme.


BOX.ORG è uno strumento di gestione dei contenuti e di condivisione di file basato su cloud che può essere utilizzato per archiviare, inviare e collaborare su qualsiasi cosa tu produca digitalmente nella tua organizzazione Non Profit. È facile settare le impostazioni di sicurezza sui file e grazie anche ad un'integrazione perfetta con Office 365 consente di modificare documenti Word, diapositive PowerPoint e altro direttamente nel programma senza dover scaricare il file stesso.

 



GOOGLE DRIVE è un modo popolare per le organizzazioni e i privati ​​di archiviare, condividere e collaborare su documenti, fogli e presentazioni di diapositive online.

È un componente chiave di G Suite, che include Google Documenti, Fogli, Presentazioni e altro ancora. Ogni singolo utente può archiviare fino a 30 GB di documenti (comprese le foto) tra Gmail e Google Drive. Ricorda: se sei una organizzazione Non Profit accreditata a TechSoup puoi ottenere la GSuite gratuitamente. Non spendewrai nulla per attivare un numero illimitato di account. Cosa vuol dire questo? Che potenzialmente ha illimitato spazio di archiviazione su Google Drive.

 

 

MICROSOFT SHAREPOINT Online è una piattaforma collaborativa basata su cloud che consente di configurare un'intranet dei dipendenti e creare spazi per archiviare e accedere ai documenti (sia internamente che esternamente).

SharePoint Online fa parte del pacchetto Office 365, le organizzazioni possono accedere fino a 1 TB di spazio di archiviazione per utente. Ricorda: se sei una organizzazione Non Profit accreditata a TechSoup puoi ottenere un abbonamento grauito di Office 365 fino a 300 utenti.  E non dimenticare che TechSoup può aiutarti ad iniziare subito con Office 365, chiedi al nosto team!

 

 

ADOBE ACROBAT DC offre l'ultima versione di Acrobat insieme ai vantaggi di Adobe Document Cloud (DC). Adobe DC consente di archiviare e inviare file online e offre funzionalità che consentono di firma elettronica, utilizzando l'invio e il tracciamento dei documenti inclusi in Acrobat Pro DC. Adobe Acrobat Pro DC si integra perfettamente con Microsoft Word, semplificando la conversione di documenti Word in PDF modificabili e viceversa.

Con Adobe Acrobat DC è semplice: basta creare un PDF o un modulo, indicare una posizione per una firma e inviarlo al destinatario previsto. Quella persona può quindi firmare da un laptop, desktop, smartphone o tablet. Puoi anche tenere traccia di chi ha firmato, compilato e restituito il documento in tempo reale.

 

 

 

Dopo l’archiviazione, la firma dei documenti in digitale. 

Ecco uno scenario familiare: ricevi un'email con un modulo allegato che richiede una firma. È possibile scaricare il modulo, stamparlo, firmarlo, digitalizzarlo o scattare una foto con il telefono e inviarlo come allegato personale.

Sebbene questa routine rappresenti sicuramente un miglioramento rispetto all'aspettativa per i moduli da spedire, è ancora un processo ingombrante e ingombrante. La soluzione? Utilizza le firme elettroniche.

 

DOCUSIGN è un servizio basato su cloud che consente di caricare e inviare documenti per la firma elettronica. Ti consente di condividere un documento con qualsiasi utente e di aggiungere una firma da qualsiasi dispositivo. Va anche notato che il destinatario non ha bisogno di avere il software DocuSign per aggiungere una firma. Esistono molti potenziali scenari in cui questo è utile per le organizzazioni non profit: 

• Raccolta fondi: domande di sovvenzione, rinnovi di membri e contratti di sponsorizzazione aziendale

• Risorse umane: distribuzione e riconoscimento delle politiche, nuovi assunti e moduli di cambiamento

• Gestione del volontariato: applicazioni, deroghe e registrazione degli eventi

• Approvvigionamento: accordi con i fornitori, ordini di acquisto e ambiti di lavoro

• Legale: accordi di non divulgazione, licenze e documenti di conformità

• Finanza: approvazioni interne, reporting spese e auditing

• IT: monitoraggio degli asset, reporting degli incidenti e autorizzazione di manutenzione

DocuSign si integra perfettamente con altre soluzioni che potresti utilizzare nella tua organizzazione non profit, come quelle di Microsoft, inclusi Word, Outlook, SharePoint e altro. Ad esempio, è possibile inviare un documento Word che necessita di una firma come allegato singolo o inviare un documento che richiede una firma direttamente da Outlook.
Altre integrazioni per la creazione di efficienza sono disponibili anche con prodotti di Box, Google, Oracle, SAP, Apple e Salesforce.