GSUITE per il Non Profit. Le basi per usarla al meglio

Forse non lo sai ancora, ma le organizzazioni Non Profit registrate a TechSoup hanno accesso tramite il Programma Google for Non Profit a G Suite in totale gratuità, e possono quindi utilizzare tutti i vantaggi degli strumenti di Google per comunicare, creare documenti e gestirli facilmente in cloud da qualsiasi dispositivo.

Non sai cos’è GSuite?

Sei nella guida giusta!

GSuite è la suite di Google che offre la posta elettronica di GMail e altre app come Drive, Docs, Calendar ecc. per rendere più facile, ordinato e sincronizzato il lavoro del tuo team

Ora possiamo scoprire con l’aiuto di Marco Canesi, fondatore e docente presso Tetralab, che ha tenuto un seguitissimo webinar per la TechSoup Academy su questo argomento, come implementare alcuni degli strumenti presenti nella suite e le impostazioni fondamentali per iniziare a usare questi strumenti con successo.

Innanzitutto…

COME OTTENERE GRATUITAMENTE GSUITE PER IL NON PROFIT

Per ottenere gratuitamente GSuite per il Non Profit le organizzazioni devono essere registrate presso TechSoup.

Ottenuto il token di conferma questo va aggiunto durante la procedura di registrazione a GSuite tramite alcuni semplici passaggi.

Le organizzazioni avranno così a disposizione gratuitamente le stesse funzioni fornite a pagamento alle aziende Profit:

-       tutte le applicazioni di GSuite

-       un numero infinito di utenti

-       uno spazio di archiviazione su Drive infinito

-       un’assistenza professionale molto efficiente.

Tramite la console di amministrazione si potranno gestire gli utenti, le caselle di posta col vostro dominio, le applicazioni, la reportistica e gli aspetti di sicurezza, che sono sempre più importanti.

Tutti gli utenti creati avranno a disposizione:

-       una casella di posta con Gmail

-       un Google Drive

-       Calendar

-       tutte le altre applicazioni di GSuite: Classroom, dedicato alla didattica per fare corsi o insegnare nuove procedure, Directory per la gestione di tutti i contatti del dominio condivisi automaticamente con gli utenti, Chrome Sync e Hangouts, la video chat per fare videoconferenze

Tramite il pannello di controllo è possibile modificare le impostazioni per gli utenti dell’organizzazione, creare gruppi, condividere le applicazioni e i documenti e scambiare messaggi all’interno del gruppo.

Per esempio su Gmail posso modificare le impostazioni utente per limitare l’invio di posta a certi utenti (per es. minori) se non i messaggi inviati o ricevuti all’interno del mio dominio.

GMAIL

È l’Email protetta, privata e senza pubblicità per la tua organizzazione, che utilizza un indirizzo email personalizzato @nomeazienda assegnando a tutti gli utenti della tua azienda un account riservato con indirizzo email professionale nel dominio, come susanna@nomeazienda e giovanni@nomeazienda. Gli amministratori IT possono gestire centralmente gli account di tutta l'organizzazione e per tutti i dispositivi e creare anche mailing list di gruppo, come vendite@nomeazienda.

Come configurare la casella di posta per utilizzarla come strumento di lavoro?

Nel menu IMPOSTAZIONI posso per esempio configurare alcune impostazioni utili, come per esempio:

-       Annulla Invio (utilissimo quando per esempio dimentico di allegare un file alla mail)

-       Rispondi a tutti come impostazione predefinita

-       eliminare la Visualizzazione per conversazioni

-       attivare l’impostazione della firma

-       attivare il risponditore automatico

-       aggiungere altri alias al mio indirizzo: posso mandare mail non solo con il mio nome e cognome, ma anche con un'altra denominazione (per es. Presidente@nomeazienda.it)

-       abilitare l’inoltro automatico della mia posta al mio indirizzo personale per non perdermi nessun messaggio che arriva alla mia organizzazione

-       attivare i protocolli POP e IMAP per scaricare la posta su un client di posta elettronica

-       impostare la chat con le persone che appartengono al mio gruppo.

Ci sono poi funzionalità aggiuntive (Labs):

-       l’invio della conferma di lettura da parte del destinatario

-       le risposte predefinite, che posso attivare nel pannello di controllo: Labs>Risposte predefinite>Attiva>Salva modifiche>nuovo messaggio>nel pannello del messaggio in basso a dx>salvo come risposta predefinita>attribuisco un nome alla risposta. Quando voglio utilizzarla vado su Scrivi>nel pannello del messaggio in basso a dx>Risposte predefinite>seleziono la risposta creata

-       configurare altri account da scaricare tramite Gmail (per esempio la casella PEC): Account>Controlla la posta da altri account>Aggiungi un Account email ed inserirla anche come indirizzo di spedizione, non dovendo più controllare la casella PEC. 

Questa funzione è utile anche per chi vuole migrare le mail da altri servizi di posta: se i messaggi sono sul server del servizio posso aggiungere questo account a Gmail e scaricarle quindi direttamente su Gmail. I messaggi che sono invece stati scaricati dal server e sono su un pc posso abilitare l’IMAP sull’account Gmail e dal client Outlook copiare la posta e trasferirla sull’account Gmail. 

-       applicare un filtro (Impostazioni>Filtri) a tutti i messaggi che arrivano da un certo indirizzo

-       scegliere un’etichetta (Impostazioni>Etichette), organizzando così la posta in arrivo e impostando varie azioni su questo tipo di messaggi.

Attivando dal pannello di controllo la nuova versione della webmail Gmail, troverò nuove ed utili funzioni.

GOOGLE CALENDAR

È uno strumento molto efficace per organizzare il lavoro di team, utilizzabile da tutti gli account, che offre calendari online integrati progettati per i team, per la pianificazione semplificata grazie ai calendari condivisibili e l’integrazione immediata con tutte le altre app: Gmail, Drive, Contatti e Hangouts.

Si può così gestire un’organizzazione intelligente delle riunioni grazie alla pianificazione immediata degli eventi controllando la disponibilità dei colleghi o sovrapponendo i loro calendari in un'unica visualizzazione o la condivisione dei calendari in modo che le persone possano vedere tutti i dettagli dell'evento o solo la disponibilità

Google Calendar è accessibile da qualsiasi dispositivo: puoi visualizzare e modificare da telefono o tablet e le App sono ottimizzate per i dispositivi mobili o sincronizzate con il calendario incorporato nel telefono.

Tramite le Impostazioni e Condivisioni di ogni calendario posso:

-       condividerlo con i membri di un team

-       tramite le opzioni posso impostare eventi periodici, che i membri del team troveranno direttamente impostato sui loro dispositivi

-       per ogni evento posso invitare dei membri e verificare i loro impegni (Trova orario) e decidere a che ora fissare l’appuntamento in base alle disponibilità dei partecipanti

-       posso inviare delle notifiche sul telefono o via email

-       predisporre già una video conferenza con Hangouts

-       se ci sono risorse condivise da prenotare (sale riunioni, proiettori ecc.) posso inserire queste risorse nel pannello di gestione della consolle, nelle impostazioni di Calendar. Quando creo un evento posso selezionare la risorsa che userò dal pannello delle Opzioni dell’evento e segnalare tramite il calendario che quella sala è in uso per la mia riunione.

GOOGLE TEAM DRIVE

Rispetto al Drive accessibile tramite un account personale, i Drive del team permettono di archiviare i lavori della tua organizzazione in spazi di archiviazione illimitati condivisi assegnando la proprietà di tutti i file aggiunti ai Drive non più al singolo utente, ma all’istituzione: i membri del team possono semplicemente accedere ai documenti e sono sempre al passo con gli aggiornamenti:

-       Drive File Stream ti consente di accedere ai file direttamente dal tuo computer, senza occupare spazio su disco

-       I documenti caricati creati per es. con Word possono poi essere modificati direttamente sul Drive del Team tramite le app Google (in questo caso Documenti): i nuovi documenti creati con Google Documenti non occupano spazio sul Drive e possono essere condivisi con altre persone per poterci lavorare in collaborazione

-       I Drive del Team ci evitano di fare i backup dei dati: il backup lo farà Google! E i termini di Google per gli account professionali riservati alle Non Profit sono perfettamente conformi al GDPR e non danno diritto a Google di fare profilazione e ricevere pubblicità in base al contenuto delle mail ecc. Inoltre i dati salvati nel Drive non verranno utilizzati per conoscere le vostre abitudini personali e o degli altri utenti.