06.07.2018

Firma elettronica: come funziona e a cosa serve

Written on: 
July 6, 2018
Written by: 
Chiara Flores d'Arcais

Stanco di perdere giorni a stampare, inviare e raccogliere documenti che i responsabili della tua organizzazione sparsi su varie sedi o sempre in viaggio devono firmare con urgenza?

Grazie alla firma elettronica puoi risparmiare tempo e carta firmando documenti in pochi minuti e con il tuo smartphone!

Non sai che strumenti utilizzare e hai paura dei costi? Buone notizie!

Da oggi il catalogo TechSoup ti offre i prodotti del nuovo Partner DocuSign per la firma digitale a prezzi speciali riservati alle Non Profit!

Grazie a DocuSign potrai usare la firma elettronica all’interno della tua organizzazione per agevolare la flessibilità del personale consentendo la firma e l’invio di documenti in qualsiasi momento, da qualsiasi dispositivo e in sedi lontane tra loro.

Ma come funziona la firma digitale?

Dal 2016 la normativa europea sulla eIDAS ha dato alla firma elettronica valore legale giuridicamente vincolante equivalente alla firma autografa, e l’adozione obbligatoria da parte di tutti gli stati membri. La normativa legittima anche la cloud signature, la cui tecnologia permette di firmare documenti elettronicamente senza bisogno di smartcard o driver particolari come avveniva fino a qualche tempo fa.

La firma digitale associa una persona ad un’identità digitale attraverso l’Identità Crittografica, cioè associa una chiave – un numero molto grande - in modo univoco alla persona che la possiede e la controlla in esclusiva, e per questo è lo strumento principe per firmare elettronicamente (firma elettronica certificata), perché garantisce la privacy, può essere revocata, non presenta errori di misura – come potrebbe accadere con i dispositivi biometrici che riconoscono caratteristiche fisiologiche – ed è gestibile tramite smartphone.

Grazie alla cloud signature la chiave univoca viene conservata da un server tramite un dispositivo sicuro certificato, e usa l’autenticazione a due fattori per garantire che ad usarla sia solo il titolare (PIN a 8 cifre + smartphone associato al titolare).

Quindi, in sostanza, la firma elettronica funziona grazie a 3 passaggi:

  1. Processo di identificazione: associa in modo univoco la persona alla chiave crittografica
  2. Emissione di un certificato di firma da parte dell’authority, che richiede all’utente l’adozione dei due fattori di autenticazione
  3. Utilizzo di un software per la firma

Quando ad una Non Profit può servire la firma elettronica?

La firma elettronica può essere utile in molti campi: 

  • documenti da inviare alla Pubblica Amministrazione (come per es. il Bilancio o il Rendiconto economico che le organizzazioni del Terzo Settore devono depositare annualmente all’Ufficio del Registro Unico Nazionale presso il Ministero del Lavoro)
  • Raccolta fondi (domande di sovvenzione, rinnovi dell'abbonamento, contratti di sponsorizzazione aziendale)
  • Risorse umane
  • Gestione del volontariato (applicazioni, deroghe, registrazione degli eventi ecc.)
  • Approvvigionamento (accordi con i fornitori, ordini di acquisto)
  • Documenti legali (accordo di confidenzialità, licenze, conformità)
  • Finanza (approvazioni interne, reporting spese, auditing)
  • IT (monitoraggio degli asset, reporting degli incidenti, autorizzazione di manutenzione)

 

I prodotti DocuSign per la tua Non Profit

DocuSign è un servizio web-based che ti permette di caricare in rete e inviare documenti per la firma elettronica tramite link, che i firmatari possono firmare elettronicamente da qualsiasi dispositivo connesso a internet senza bisogno di avere un account DocuSign. Tu e i firmatari potete poi consultare, scaricare e stampare i documenti compilati in qualsiasi momento.

Nel catalogo TechSoup trovi due offerte DocuSign:

 

DocuSign Standard Edition in donazione, che offre una licenza annuale perpetua per 1 utente per l’invio di 100 documenti all’anno.

DocuSign Business Pro Edition a tariffe scontate, che offre una licenza annuale per 1 utente a tariffe scontate di oltre il 75% per l’invio di 100 documenti all’anno e l’utilizzo delle funzionalità Pro.

Grazie a DocuSign avrai i seguenti vantaggi:

  • Scelta di fonti e salvataggio: Puoi caricare documenti Word, PDF e di ogni altro formato, sia dal tuo computer che da siti di condivisione file come Box, Dropbox, Google Drive e OneDrive. I documenti vengono salvati nello spazio di archiviazione di DocuSign ma possono essere trasferiti nei siti di condivisione file da te preferiti.
  • Acesso da dispositivi Mobili: Con l'app mobile DocuSign è possibile creare e inviare documenti da smartphone e tablet. Possono essere registrati tramite l'app o tramite un browser per dispositivi mobili.
  • Tag: Puoi inserire tag nei tuoi documenti per segnalare e mostrare dove apporre firme, iniziali, nomi, titoli, nomi delle aziende e altri informazioni rilevanti.
  • Modelli: Puoi creare modelli riutilizzabili per salvare tag, posizionamenti di campo, tracciamento di flussi di lavoro e altre impostazioni.
  • Status e reporting: Una dashboard mostra lo status dei documenti. Puoi leggere report su documenti, destinatari e sull'attività complessiva dell'account.
  • Commenti: Mittenti e firmatari possono inserire commenti, domande e risposte all'interno dei documenti e ricevere notifiche in tempo reale di nuovi commenti e risposte. I commenti vengono salvati come parte della transazione.
  • Documenti allegati ai siti web: DocuSign PowerForms ti permette di creare documenti firmabili che puoi allegare al tuo sito web o al tuo portale, così da poter fornire un servizio self-service ai tuoi firmatari, su richiesta.
  • Inviare documenti a molti destinatari: Puoi inviare lo stesso documento a un elevato numero di destinatari e tracciare chi risponde.

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