La posta elettronica è un killer della produttività, è cosa ormai nota.

Le continue notifiche, insieme alla difficoltà di distinguere quali messaggi siano effettivamente importanti, distraggono e fanno perdere tempo.

Ci sono però alcuni strumenti in cloud che permettono di delegare alla mail solo la sintesi di cose fatte o da fare, lasciando che il flusso comunicativo, operativo e decisionale si svolga in ambienti più agili ed appropriati.

Ad esempio…

GSUITE

È il pacchetto di applicazioni e servizi cloud di Google, da GMail ai Documenti passando per i Fogli, pensati per il lavoro.

Accedi ai tuoi file ovunque tu sia, in qualunque momento e da qualsiasi dispositivo – da app o da browser. Invece di scambiare infinite striscie di mail con tanto di documenti allegati in versione Bozza 1,2,3, Def, puoi finalmente lavorare su un unico file o cartella condivisa con i tuoi colleghi e accessibile da app o da browser, come preferisci.  

G Suite include anche due strumenti specifici per la comunicazione del team Google Hangouts Meets, che permette di organizzare sale riunioni dove video chiamare e lavorare insieme su documenti condivisi in cloud (fino a 100 persone), e Hangouts Chat, un sistema di messaggistica privato e sicuro per i team.

Dopo un periodo di prova di 30 giorni, puoi attivare gratuitamente G Suite per il Non Profit attraverso la pagina di Google for Nonprofits. Ti ricordiamo che il piano dato in totale donazione alle organizzazioni Non Profit è quello Basic (che altrimenti coosterebbe 5.20€/utente/mese). Avrai la possibilità di creare infiniti numeri di utenti che avranno a disposizione ciascuno 30GB di spazio di archiviazione Drive.

TEAMS - OFFICE 365 

Teams è un potente hub per il lavoro in team che raggruppa chat, videochiamate, condivisione di file e applicazioni esterne in un'unica area di lavoro condivisa. Teams è perfetto se il tuo team è già familiare all’esperienza utente degli strumenti Microsoft: ti basterà aggiungere in Teams le tue soluzioni Microsoft preferite, esterne e personalizzate, e vedrai che il lavoro in team sarà già più agevolato. A quel punto gestirai tutto da un’unica piattaforma, dallo schedulare un appuntamento in calendario al condividere un file con un collega o un collaboratore esterno.

Teams è disponibile solo come parte dei piani di abbonamento per organizzazioni Non Profit di Office 365 e Microsoft 365 (incluse le opzioni di licenza gratuita) e non può essere acquistato separatamente.

FACEBOOK WORKPLACE

Come il social media, ma riservato al tuo team per gestire la comunicazione interna al tuo team: 

     - stessa interfaccia Facebook, facile da usare anche da app

     - condividi e salva documenti, posta per tutto il team nella sezione notizie

     - videochiama, messaggia o crea gruppi chiusi per un progetto particolare

     - accresci una “cultura di team” creando uno spazio dove condividere eventi, celebrare ricorrenze e supportare i colleghi

Tramite TechSoup accedi alla versione di Facebook Workplace Premium in totale gratuità.

SLACK

Slack è un fantastico strumento di messaggistica per comunicare e collaborare in modo intuitivo ed efficace. Disponibile da app mobile e desktop, si integra con diversi strumenti di terze parti come Google Drive, Outlook Calendario ed Asana (vedi sotto).

Puoi effettuare chiamate vocali o video e condividere lo schermo in tempo reale, aiutandoti a lavorare con i colleghi in remoto come se fossero seduti nel tuo ufficio.

Lo sapevi? L'interfaccia di Slack funziona per canali, che sono dei luoghi di conversazione focalizzati: decidi tu se dividere i canali per team, progetto o un argomento specifico. Utilizzate i canali per annunci aziendali, per condividere idee o semplicemente per divertirvi - le possibilità sono infinite! A differenza delle catene di email, è facile per i membri del team (e collaboratori esterni) unirsi o lasciare una chat quando ne hanno bisogno. 

Le cronologie di chat ricercabili possono fungere da base di conoscenza, aiutandoti a trovare informazioni da una conversazione precedente, ad apprendere il contesto di una decisione passata o a vedere se una tua domanda ha già avuto risposta.

Puoi attivare la versione gratuita di Slack per il tuo team e, qualora ne avessi bisogno, richiedere i piani Standard o Plus con uno sconto dell’85% riservato alle organizzazioni Non Profit.

ASANA

Asana è uno strumento di pianificazione e gestione del lavoro collaborativo che ha lo scopo di aiutarti a impostare tempistiche, carichi di lavoro, obiettivi (milestones) e scadenze.

Accessibile da app o browser e da qualsiasi dispositivo, con Asana puoi, ad esempio: 

     - monitorare, gestire e standardizzare il lavoro del tuo team

     - creare obiettivi e scadenze assegnate ad ogni persona (anche esterna al team)

     - gestire flussi di lavoro anche complesso, perfetto per progetti lunghi nel tempo o task quotidiane

     - caricare e condividere file e documenti direttamente nell'applicazione.  

Asana si integra bene anche con Slack, Google Drive, Microsoft Teams e molte altre applicazioni per la produttività, in modo da poter tenere tutte le informazioni rilevanti a portata di mano.

Tramite TechSoup accedi alle versioni Business e Premium con uno sconto del 50% sulla sottoscrizione annuale. 

IN SINTESI?

Questi strumenti sono tutti gratuiti per le organizzazioni Non Profit e sono integrabili tra di loro.

Quindi hai la possibilità di:

• Ottimizzare la comunicazione e la gestione del lavoro del tuo team
• Eliminare passaggi inutili del flusso lavorativo
• Non spendere nulla e semplificarti la vita (lavorativa, e te lo diciamo per esperienza) :) 

Hai domande o bisogno di supporto?

Contattaci a customerservice@techsoup.it o allo 02 97 677 200 (solo pomeriggio).

Siamo a tua disposizione! 

Il team di TechSoup