Cloud storage for dummies

La comodità di archiviare in cloud rende facile il backup dei file. Ma a meno che non dedichi il tempo necessario per organizzare quello spazio, può diventare frustrante tenere traccia di tutto. 

Ecco un sistema che ti aiuterà a mettere ordine (da subito) nel tuo cloud, sia che utilizzi Box o Google Drive, Dropbox o OneDrive.

1. Sviluppa un sistema di denominazione delle cartelle

Questo è il momento di agire “a bocce ferme”. Prima di spostare i file e mettere tutto al proprio posto, ricordati che riordinare il tuo spazio cloud significa innanzitutto sviluppare un file system.

Dai un nome a tutte le cartelle che stai usando secondo un sistema che ricorderai, come Data_Tipo_NomeCartella. I marcatori "Data" e "Nome Cartella" sono ovvi nel loro significato, il marker "Tipo" è usato per mantenere i diversi progetti o lavori separati correttamente e facilmente riconoscibili.

Ecco un esempio di come usare questo sistema.

Diciamo che hai un paio di centinaia di immagini digitali di un progetto che hai svolto nel gennaio 2019. Potresti dare un nome alla cartella di queste foto "2019_01_Progetto_Nome Progetto". Se crei così cartelle e rimani fedele al tuo sistema di denominazione, sarà molto più facile tenere traccia di tutto nel tuo cloud storage nel lungo termine – pensa anche a chi ci sarà dopo di te nella tua organizzazione!

2. Crea cartelle smart

Tutti i principali servizi di cloud storage consentono di creare cartelle per l'archiviazione dei file.

Ci saranno alcune cartelle che utilizzerai più spesso di altre, quindi assicurati di assegnare un valore a queste (se il tuo cloud storage include questa opzione). In Google Drive, ad esempio, puoi cliccare con il tasto destro del mouse su una cartella e selezionare Aggiungi stella. Poi, quando hai bisogno di trovare rapidamente quella cartella (o altre cartelle con le stelle), potrai cliccare su Starred sul lato sinistro dello schermo, e le ritroverai subito.

3. Iniziare a spostare i file 

È ora!

Trascina i singoli file nelle cartelle loro assegnate. È possibile selezionare più file contemporaneamente tenendo premuto Ctrl o Command e cliccando su ogni file. Oppure si può tenere premuto Shift, fare clic all'inizio di un gruppo e poi fare clic alla fine per selezionare tutti i file del gruppo. Poi trascinarli semplicemente nelle cartelle assegnate. È una bella sensazione, vero?

Non è necessario spostare tutti i file in una sola seduta. Basta iniziare, ormai il grosso è quasi fatto.

4. Assegna i tag ai file

Un altro ottimo modo per tenere traccia dei tuoi file, al di là dell'archiviazione in cartelle, è l'assegnazione di tag. Clicca con il tasto destro del mouse su qualsiasi file e seleziona Proprietà. Per molti tipi di file, specialmente in Windows, ci sono opzioni per aggiungere molti descrittori aggiuntivi (o etichette colorate) che ti aiuteranno ad indicizzare i tuoi file. 

In un documento Word, per esempio, se guardi la scheda Dettagli nella finestra di dialogo Proprietà,trovi una sezione intitolata Descrizione. Questa sezione consente di aggiungere un titolo, un soggetto, tag, categorie, commenti o parole chiave. L'aggiunta di questi tag aiuterà Windows a localizzare il file in un secondo momento, a condizione che si cerchi uno o più di questi tag.

5. Dai una gerarchia e crea sottocartelle 

Anche dopo aver creato le cartelle nella sezione principale del tuo cloud storage e aver spostato tutti i tuofile, non è detto che nelle cartelle ci sia ordine.

È qui che le sottocartelle possono tornare utili. Regola semplicissima: crea sottocartelle nello stesso modo in cui hai creato le cartelle nella sezione principale, con una denominazione intelligibile a tutti.

Prendi tempo per decidere bene come desideri strutturare le cartelle e sottocartelle (e i relativi sistemi di denominazione) per consentire a tutti i membri del team di sapere esattamente dove salvare il materiale e dove trovarlo.

Ricorda: il tempo che usi ora per pensare al processo di archiviazione è tutto tempo che vai a risparmiare dopo nella tua giornata lavorativa.

Non pensare ad architetture astronomiche, parti piuttosto da poche cartelle e testa se il modo di archiviare i file e condividerli con i colleghi agevola il vostro lavoro.

Prova, testa, sbaglia, reitera, migliora. Lavora al meglio.

Un ultimo consiglio per iniziare? 

Prova il cloud storage di Box. 

Hai domande o bisogno di supporto?

Puoi scriverci su Facebook @TechSoupItalia, mandarci una mail a customerservice@techsoup.it o chiamarci allo 02 97 677 200 (solo pomeriggio).

Siamo a tua disposizione! 

Il team di TechSoup