Sia che lavori da solo o in team nella tua Non Profit, ci sono molti strumenti di produttività - spesso disponibili tramite un'applicazione mobile - che ti aiutano a rimanere organizzato, a snellire i flussi di lavoro e, in ultima analisi, a raggiungere più in fretta i tuoi obiettivi finali.
Di seguito trovi 34 soluzioni che puoi considerare per gestire il tuo lavoro quotidiano.
Alcune sono gratuite e altre a pagamento, alcune le trovi su TechSoup e altre no: a te la scelta!
Come scegliere? In base ai tuoi obiettivi, alle vostre competenze e conoscenze digitali.
Buona lettura e buona estate,
il team di TechSoup
Per la gestione di responsabilità e task
Taskful è semplicemente una lista di cose da fare e un task manager intelligente che vi aiuta a rispettare le vostre scadenze. Utile per pianificare la tua prossima raccolta fondi o semplicemente per i tuoi compiti quotidiani come team. Basta inserire l'attività e la sua data di scadenza e Taskful la suddividerà in modo uniforme sul tuo calendario, in modo da non doverti affrettare a rispettare le scadenze tutte in una volta. Questa lista di cose da fare è utile anche perché mostra solo quello che dovete fare in un determinato giorno, in modo da non visualizzare tutte le tue attività settimanali in una volta e non sentirti sopraffatto.
Todoist è anch’esso una lista di cose da fare semplice e facile da usare, ma fornisce anche funzioni che aiutano a visualizzare meglio i tuoi progressi. Sarete in grado di inserire facilmente i vostri compiti, quindi categorizzarli e classificarli in base alla priorità. Nella vostra Non Profit, potrete sincronizzare tutti i vostrri dispositivi e aiutarvi a delegare e distribuire compiti tra di voi.
Todoist fornisce grafici visivamente accattivanti che mostrano i tuoi progressi personali e la vostra produttività per tutta la settimana. Se non avete fatto così tanti progressi in una settimana, Todoist può mostrarvi esattamente dove la vostra produttività è scesa, in modo da poter migliorare il vostro flusso la settimana successiva.
Microsoft To-Do è uno strumento di pianificazione e organizzazione quotidiana. Crea e categorizza liste di cose da fare, imposta promemoria e condividi liste e attività con i tuoi colleghi. È inoltre possibile sincronizzare questo strumento con Microsoft Outlook per una facile programmazione e gestione delle attività.
Questo strumento richiede un abbonamento a Microsoft 365, che puoi ottenere tramite TechSoup in totale donazione o a prezzo scontato.
Per la gestione del calendario
Google Calendar è facile da usare e può aggiungere automaticamente eventi al vostro calendario, come ad esempio l'organizzazione di trasferte, eventi e riunioni. Potete anche creare compiti e obiettivi accanto ai vostri eventi, come ad esempio raggiungere un numero specifico di donatori ogni settimana. Basta creare il vostro obiettivo con la quantità di tempo che vorreste spendere per raggiungerlo e Google organizzerà automaticamente il tempo o la riprogrammazione in base a ciò che avete pianificato ogni giorno.
Se state pianificando più eventi o lavorando a molti progetti all'interno della vostra organizzazione no-profit, è possibile codificare a colori il vostro calendario per tenere traccia di più progetti contemporaneamente. Potete anche creare più calendari per voi stessi e sincronizzarli su tutti i vostri dispositivi in modo che tutto sia sempre accessibile.
Ci hai pensato? Puoi implementare Google Calendar per tutto il tuo team utilizzando GSuite, che ti viene data in totale donazione se sei registrato a TechSoup.
Microsoft Outlook è una soluzione di posta elettronica ampiamente utilizzata e funge da hub per il vostro calendario, la rubrica dei contatti, la lista delle attività e altro ancora. Aggiungete e condividete facilmente eventi e file e rimanete organizzati ogni settimana. Outlook è disponibile anche come applicazione mobile e si integra anche con le altre applicazioni di Microsoft per aiutarvi a mantenere tutto in un unico posto.
Questo strumento richiede un abbonamento a Microsoft 365, che puoi ottenere tramite TechSoup in totale donazione o a prezzo scontato.
Programmare un incontro o un evento può essere un grattacapo quando sono coinvolte molte persone. Doodle facilita questo processo permettendovi di suggerire ai partecipanti diverse opzioni da calendario che possono votare esprimendo le loro preferenze. Gli utenti non hanno bisogno di avere un account per contribuire alla programmazione - basta inviare loro il link e possono selezionare rapidamente gli orari a loro più convenienti.
Per la gestione dei documenti
Google Drive consente di memorizzare tutti i file in un unico posto. Utilizza Google Drive per memorizzare foto, video, documenti e altro ancora. Permette anche la collaborazione tra più parti interessate. Gestisci chi può visualizzare e modificare i file e fornire l'accesso agli utenti su qualsiasi dispositivo sincronizzato. Oltre ad essere in grado di memorizzare tutti i file di grandi dimensioni, è possibile creare e condividere documenti, fogli di calcolo, presentazioni di diapositive e altro ancora.
Ci hai pensato? Puoi implementare Google Calendar per tutto il tuo team utilizzando GSuite, che ti viene data in totale donazione se sei registrato a TechSoup.
Esclusivamente per iPhone e iPad, Documents consente di accedere a libri, film, documenti Word ed Excel, immagini, musica, PDF e altro ancora sui dispositivi iOS.
Documents consente di sincronizzare altre piattaforme di archiviazione in questo unico hub. Se alcuni membri del vostro team utilizzano Dropbox e altri usano Google Drive, questo strumento elimina il mal di testa permettendovi di sincronizzare tutte le piattaforme in un unico posto per un facile accesso.
Per la produttività personale
Passare del tempo online è ora parte delle operazioni quotidiane di qualsiasi azienda, inclusi gli enti no-profit. Tuttavia, questo può distrarre quando ci si sposta su altri siti. La libertà consente di bloccare i siti web su tutti i dispositivi in determinati orari, in modo da evitare completamente le distrazioni che vi impediscono di essere produttivi.
Freedom vi offre sette prove gratuite prima di dover pagare (meno di 30 € per un anno), ma offre anche alcune utili estensioni del browser gratuite che possono aiutare a fare il trucco.
- Estensione Pausa: Questa estensione vi costringerà a fare una pausa e a riflettere prima di andare su quei siti web che vi distraggono.
- Estensione limite: Limita il tuo tempo su siti web designati. Quando il tuo tempo è scaduto, l'estensione ti reindirizzerà ad una pagina verde Freedom.
- Estensione Insight: Se siete curiosi di sapere dove passate più tempo, questa estensione vi mostrerà esattamente quanto tempo passate su ogni sito, in modo da sapere quali saranno da evitare per andare avanti.
StayFocusd è una semplice estensione di Chrome che aiuta a bloccare i contenuti online che vi distraggono. Questo strumento offre la flessibilità di bloccare interi siti o pagine specifiche, sottodomini e persino contenuti come video, giochi e immagini. Una volta che si blocca un sito e si imposta una durata, non c'è modo di invertirla.
Se avete davvero bisogno di concentrarvi durante la creazione di quel rapporto per il vostro team, o siete troppo distratti per definire i dettagli per il vostro prossimo evento di raccolta fondi, questa estensione potrebbe esservi utile.
Strides aiuta gli utenti a seguire i progressi e gli obiettivi in modo organizzato. Con quattro modi unici di tracciare, è possibile tenere sotto controllo tutte le cose importanti e le priorità della tua organizzazione.
Ecco alcune delle caratteristiche:
- Tracciamento delle abitudini: Fai “swipe” per indicare se si è riusciti o meno a raggiungere un obiettivo, come stare lontani dal telefono prima di andare a letto o bere acqua a sufficienza per tutto il giorno.
- Tracciamento dell'obiettivo: Questo tracker aiuta a raggiungere un obiettivo specifico entro una certa data, sia che si tratti di raccogliere nuovi donatori o di raggiungere un numero specifico di partecipanti all'evento.
- Tracciamento medio: Utilizza questo tracker per tenere traccia dei numeri in qualsiasi periodo di tempo, come le entrate complessive o i visitatori del sito web.
- Monitoraggio del progetto: Impostate delle semplici pietre miliari e il tracker mostrerà i vostri progressi su un dato progetto, offrendo una chiara visualizzazione della quantità che avete realizzato e di ciò che ancora deve essere fatto.
Productive è uno strumento gratuito e facile da usare che traccia gli obiettivi personali e i propri progressi. Usatelo per fissare scadenze e promemoria per tutto ciò che dovete fare per la vostra organizzazione. Potete anche avere una panoramica dei vostri progressi giornalieri, settimanali e mensili, ad esempio quando cercate di raccogliere fondi ogni settimana o dovete raccogliere un certo numero di partecipanti per il vostro prossimo evento.
Questa app di produttività da 1,99 $ (disponibile anche come estensione di Chrome) vale la pena di considerarla per la causa che promuove. Mentre si lavora, l'app Forest mostra gli alberi virtuali che crescono mentre si lavora, fornendo una divertente visuale dei propri progressi. Se non riesci a resistere alla tentazione e decidi di uscire dall'app sul tuo telefono o di visitare i siti designati nella lista nera, i tuoi alberi cominceranno a sbiadire. Forse la cosa più interessante di questa app è che Forest collabora con Trees for the Future per piantare alberi veri sulla terra. Quando gli utenti spendono monete virtuali che guadagnano piantando alberi virtuali, il team di Forest facilita la piantagione di alberi in tutto il mondo - 837.974 finora!
Con un'agenda fitta di impegni, può essere difficile rimanere al passo con le notizie e i contenuti dei social media. Il tuo team di comunicazione potrerbbe utilizzare le dashboard di Netvibes come cruscotto di facile da usare, personalizzato in base ai contenuti dei social media che state presidiando e le pagine che seguite. Selezionate l'argomento, l'account o gli hashtag che volete seguire e il tutto sarà curato in una sola pagina per la vostra recensione.
Meltwater è un altro cruscotto “di ascolto” che offre la funzionalità di monitorare la copertura mediatica sia attraverso le notizie che i social media, il tutto in un'unica piattaforma. È stata costruita appositamente per i team di PR e marketing. È possibile richiedere una demo attraverso il loro sito web.
Per il Project Management
Se state lavorando su un progetto che ha molte parti in movimento e che comprende più persone, Trello potrebbe essere un'ottima soluzione per il vostro team. Create una varietà di schede di progetto con diverse colonne (come "Da fare", "In corso" o "Fatto") e semplicemente trascinate ogni attività nella colonna appropriata man mano che viene completata. Siete anche in grado di creare team all'interno di Trello in modo da poter rimanere organizzati con ogni progetto e mantenere le altre schede private.
Trello fornisce una varietà di diversi add-on che potete utilizzare per integrare la vostra board con altre piattaforme, come Google Drive e Slack.
Microsoft Planner is a useful platform to create plans and and communicate progress with different teams at your nonprofit. This easy-to-use project board allows you to organize plans, create and assign tasks, chat with team members, and provide updates on progress throughout the week. It's easy to use, and it integrates with Microsoft Outlook — automatically adding events to your calendar so you never miss a deadline.
Questo strumento richiede un abbonamento a Microsoft 365, che puoi ottenere tramite TechSoup in totale donazione o a prezzo scontato.
Asana offre una scheda di progetto facile da usare se il vostro team cerca di rimanere organizzato e in contatto con gli altri. Vi permette di stabilire facilmente priorità e scadenze, delegare compiti ad altri e monitorare quali compiti i vostri colleghi stanno lavorando o hanno già completato. La direzione può ottenere una panoramica del carico di lavoro di ogni membro del team e riassegnare o riprogrammare i compiti per creare un ambiente più equilibrato. Asana fornisce una chiara visione d'insieme dei progressi del vostro team e offre oltre 50 diversi modelli di schede di progetto per farvi risparmiare tempo e concentrarvi sulla gestione delle attività. Se il vostro nonprofit sta lavorando su più progetti che hanno molte parti in movimento, Asana è un buon punto di partenza per il vostro team per rimanere organizzato.
Ti ricordiamo che tramite TechSoup puoi ottenere sconti sui piani di abbonamento per la tua Non Profit.
Per la comunicazione in team
Slack è uno strumento di messaggistica per chi lavora con team virtuali o su più progetti che richiedono conversazioni diverse. Create tutti i canali di cui avete bisogno e aggiungete ad essi solo gli utenti necessari, in modo da non riempire le vostre caselle di posta elettronica con informazioni irrilevanti. Se state pianificando un evento, potete creare una chat room specifica per esso. Se lavorate solo con il vostro team di marketing, potete anche avere la vostra chat room. Questo strumento di messaggistica permette al tuo team di separare le conversazioni mentre lavorate insieme nello stesso momento. Con Slack puoi anche fare video chiamate, ma solo con le persone presenti nei tuoi canali.
Microsoft Teams offre uno spazio per collaborare con tutti i membri del team che utilizzano MIcrosoft 365. Gestire conversazioni multiple in chat, tenere videochiamate (anche con esterni) e avere il vostro programma di lavoro tutto in un unico posto. Se state collaborando ad un report o ad altri documenti con il vostro team, questo hub dinamico vi permette di gestire la condivisione e l'editing in tutta comodità.
Questo strumento richiede un abbonamento a Microsoft 365, che puoi ottenere tramite TechSoup in totale donazione o a prezzo scontato.
Per le note e gli appunti
Google Keep è utile se avete bisogno di un semplice strumento per prendere appunti, impostare promemoria e organizzare foto, documenti e ricevute. Se avete bisogno di prendere rapidamente nota di una ricevuta per la vostra nota spese o di una didascalia di una foto scattata durante un evento, è sufficiente registrare il vostro promemoria e Google lo trascriverà automaticamente nel punto necessario. Proprio come altre soluzioni Google, Google Keep si collega al tuo account e può essere trovarlo – come accesso diretto - direttamente nella tua mail, calendario o Drive di Google.
OneNote, un'applicazione all'interno di Microsoft 365, consente di prendere appunti in modo flessibile e organizzato. Scrivere, disegnare, evidenziare e organizzare le pagine come si desidera. Prendete appunti per voi stessi o condividete appunti e collaborate con i membri del team. È inoltre possibile creare cartelle, consentire ai collaboratori di modificare o visualizzare gli appunti e organizzarsi facilmente come una squadra.
Anche questo strumento richiede un abbonamento a Microsoft 365, che puoi ottenere tramite TechSoup in totale donazione o a prezzo scontato.
Notejoy è un altro strumento per prendere appunti se avete un piccolo team a cui piace collaborare e che ha bisogno di condividere appunti e idee. Questo strumento per prendere appunti permette di creare liste e di rimanere organizzati con tutti i vostri vari progetti. Una delle cose migliori di Notejoy è la sua facile integrazione con Slack, Gmail, Google Drive e altro ancora, in modo da avere sempre accesso alle vostre e-mail, ai thread di conversazione e ai file in un unico posto.
Evernote è un altro strumento per prendere appunti che fornisce un unico posto per le vostre liste, note, promemoria e idee. Se tu o il tuo team avete bisogno di un posto semplice per scrivere appunti durante una riunione o idee spontanee mentre siete in viaggio, prendete in considerazione l'utilizzo di Evernote per la vostraa Non Profit. La mobile app è disponibile sia per Android che iOS.
Per comunicazione e marketing
Instasize è un editor di foto e un kit di strumenti per l'editing video facile da usare con filtri fotografici di alta qualità, creatore di collage, strumenti di fotoritocco e molto altro ancora. Se non avete familiarità con l'editing di foto e video, Instasize lo rende facile con un'opzione gratuita e una premium.
Un altro strumento di progettazione grafica (molto conosciuto) è Canva, che consente di creare rapidamente tutto il materiale grafico digitale o stampato per il vostro brand. Con molti modelli di facile utilizzo, font, template e altro ancora, siete in grado di creare immagini uniche, presentazioni e persino video senza alcuna esperienza di graphic design.
HubSpot è un hub integrato che fornisce strumenti per il social media marketing, la gestione dei contenuti, l'analisi web, le landing page, l'assistenza clienti e l'ottimizzazione dei motori di ricerca. Ad esempio? Pianificate i post dei social media, le campagne via email, analizzate il traffico del sito web e progettate landing page per la vostra organizzazione.
Hootsuite è una piattaforma di gestione dei social media più accessibile, che offre la possibilità di gestire più account, pianificare i post in anticipo, curare i contenuti all'interno della piattaforma e persino misurare il ROI (Return On Investments).
Lo conosci? È un altro strumento di gestione dei social media, specifico per Instagram, Facebook, Pinterest e Twitter. Later consente di pianificare i post, scoprire nuovi follower, scoprire hashtag utili e visualizzare le analisi di ogni piattaforma. Non solo è gratuito, ma Later è partner di Instagram e utilizza le API di Instagram Graph per la pubblicazione, in modo che il vostro account sia sempre al sicuro.
...e per altro ancora
Con LastPass, è possibile condividere i dati di accesso con gli utenti senza che questi vedano la password effettiva. Quando sei pronto a non farli più accedere, basta revocare le credenziali e non potranno più accedere all'account.
LastPass ti permette di salvare e proteggere tutte le credenziali salvate, e con l'estensione LastPass il campo password si riempirà automaticamente quando necessario. Non solo, LastPass si accorgerà se cambierai la tua password e ti chiederà automaticamente di salvare la nuova.
Se la tua casella di posta in arrivo ti stressa, Newton può essere uno strumento utile per la gestione della posta elettronica. Con Newton, ti vengono automaticamente ricordate le email che hanno bisogno di attenzione, quelle a cui rispondere subito e quelle che è utile seguire. Inoltre, questo strumento riconosce le date di scadenza e le scadenze menzionate, in modo da non perdere nulla durante le tue giornate più impegnative.
E poi, vi siete mai chiesti se i vostri donatori vedono le vostre e-mail? Newton offre un servizio di ricezione di facile utilizzo dove potete vedere o essere avvisati quando qualcuno legge la vostra email. Inoltre, filtra anche le e-mail non necessarie, come le newsletter e gli abbonamenti, in modo da potersi concentrare prima di tutto su ciò che è importante.
Grammarly è un potente assistente di scrittura che corregge la grammatica e aiuta a scrivere e ad esprimersi al meglio suggerendo parole o frasi alternative. Basta iniziare a scrivere e Grammarly ti suggerirà in tempo reale alternative o correzioni per aumentare la scorrevolezza e la coesione dei tuoi testi. Con questa applicazione o estensione del browser, potete evitare errori grammaticali sia che stiate digitando su Gmail, Facebook, Slack o altre piattaforme.
Se avete costantemente bisogno di scansionare e inviare documenti in movimento, provate Adobe Scan.
Questo strumento di scansione consente di acquisire e convertire documenti e moduli in documenti PDF. Basta scattare una foto del documento, della lavagna o delle note cartacee e Adobe Scan si mette al lavoro. Lo strumento riconosce automaticamente il testo, rendendo facile evidenziare le note o anche creare documenti interattivi come i moduli.
Vuoi fare digital detox come si deve? L'app Headspace ti dà la possibilità di disconnetterti anche solo per pochi minuti e calmare la tua mente. Questa utile app offre centinaia di sessioni a tema, sia che siate alle prese con la concentrazione, lo stress, il sonno o l'ansia. Offre meditazioni guidate a misura di quelle giornate lavorative più difficili, e speciali "esercizi di SOS" per quei burnout inaspettati durante il giorno. Insomma, prendersi cura della tua mente ogni volta che ne hai bisogno per aumentare (o anche solo per gestire meglio) la tua produttività.
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