06.05.2019

Ecco perchè il project management può rivoluzionare la tua Non Profit

Written on: 
June 26, 2019
Written by: 
TechSoup

 

Il project management, questo sconosciuto! 

Se definiamo un progetto come "uno sforzo temporaneo intrapreso per creare un prodotto, un servizio o un risultato unico" (Project Management Institute) allora ti accorgerai che sono innumerevoli i progetti che stai intraprendendo nella tua Non Profit: eventi di raccolta fondi, campagne di comunicazione e marketing, implementazione o aggiornamento di infrastrutture IT, il passaggio al cloud, i flussi di lavoro quotidiano del tuo team….

 

Questi tipi di progetti richiedono in genere la collaborazione tra diversi dipartimenti e spesso coinvolgono persone che in genere non lavorano insieme.

Per rendere tutto questo efficace rispetto ai tuoi obiettivi, budget e deadlines ci vuole l'impegno di tutte le parti coinvolte a seguire un processo stabilito per un risultato concordato

Molte organizzazioni più piccole possono spesso ottenere in modo abbastanza efficace l'utilizzo di fogli di calcolo di Google o di Excel per monitorare i progressi sui progetti.

Ma in altri casi, un efficace sistema di gestione dei progetti richiede l'uso di un software di gestione del progetto come Asana, Trello o una serie di altri strumenti che potrebbero essere la soluzione giusta per la tua organizzazione Non Profit.

 

Indipendentemente dalle dimensioni della tua Non Profit, i vantaggi di un approccio integrato nella gestione dei processi interni e rivolti all’esterno superano di gran lunga lo sforzo (economico, di tempo e di conoscenze) necessarie per ottenere un sistema attivo e funzionante.

In più, da oggi puoi abbattere i costi per l’implementazione di uno strumento di project management grazie all’offerta che Asana dedica alle organizzazioni Non Profit registrate a TechSoup.


Perché gli strumenti di gestione dei progetti sono importanti?

Le organizzazioni Non Profit si sforzano spesso di raggiungere obiettivi importanti con risorse limitate, per carenza di personale, di volontari, di tempo (già!) e di strumenti necessari per realizzare progetti su larga scala.

Con l'uso di un sistema di gestione del progetto, le organizzazioni sono in grado di pianificare e ottimizzare le risorse disponibili senza spreco di tempo ed energie, consentendo a tutti di rimanere aggiornati sullo stadio dei progetti.

Ogni persona del team è in grado di vedere chi è responsabile di cosa, e questo chiaramente aiuta le persone ad essere più collaborative in un flusso di lavoro in cui ad ogni task completata si procede alla successiva, entro una determinata scadenza. 

 

Cosa puoi fare con Asana, da oggi

Asana consente a più team e individui della tua organizzazione Non Profit di creare attività, pianificare progetti, invitare collaboratori, tracciare flussi di lavoro e altro ancora. È facile impostare promemoria per cose specifiche come telefonate importanti e il software è abbastanza flessibile da soddisfare le esigenze di collaborazione dei diversi membri del team.

Asana è strutturato secondo diversi livelli:

     > Organizzazione

     > Team

     > Progetti

     > Task

Cioè? Una volta creato un progetto per la tua organizzazione, è facile monitorare attività specifiche (tasks) non appena completate e taggare o comunicare con le altre persone del team direttamente all'interno dell'interfaccia o della app.

È possibile visualizzare le attività in una varietà di formati, come le carte kanban, gli elenchi o in un calendario, a seconda di quale funzione è per te più funzionale.

 

 

Asana Premium o Asana Business?

Mentre una versione gratuita con funzionalità limitate è disponibile tramite Asana, uno sconto del 50% sulla versione Premium o Business è disponibile tramite TechSoup a fronte di un costo amministrativo di 67€ + IVA.

 

Con Premium, ottieni l'accesso alle seguenti funzionalità:

   - Sequenza temporale

   - Ricerca avanzata e reporting

   - Creazione di campi personalizzati

   - Assegnazione di respinsabilità delle attività

   - Creazione di team e progetti privati

   - Contenuti premium nell'Asana Academy

 

Per le organizzazioni che necessitano di una versione ancora più completa del software, la versione Business potrebbe essere la soluzione giusta.

Con Business, ottieni tutto disponibile in Premium, insieme a una serie di funzionalità più avanzate, come:

   - Creazione di Portfolio - forniscono una visione olistica di tutti i tuoi progetti importanti in un unico posto

   - Form - puoi standardizzare il modo in cui il lavoro viene portato dalle persone del tuo team e raccogliere le informazioni necessarie di cui hai bisogno per assicurarti che nessun lavoro venga lasciato indietro 

   - Proofing - puoi commentare le immagini e tenere traccia dei passaggi successivi in ​​attività secondarie per lasciare un feedback utile per la tua squadra e far avanzare il lavoro.

 

Tips & Tricks – Consigli utili

Indipendentemente dallo strumento che decidi di utilizzare, un piano di implementazione attentamente studiato è la chiave del successo. Ogni volta che introduci un nuovo strumento o processo ecco emergere la sfida del cambiamento – contro lo status quo. Quindi, concretamente:

1. Assicurati che lo strumento sia adatto alla tua organizzazione

Sembra banale ma non lo è! Prima di buttarti di testa in qualsiasi tipo di software, prendi il tempo per esaminare tutti i diversi tipi di funzionalità disponibili. Ad esempio, è importante determinare il livello di comfort degli utenti con determinati tipi di tecnologia. Trova lo strumento adatto alle esigenze della tua organizzazione e al processo di lavoro esistente, non distrarti da cose nuove e brillanti che non si applicano alla struttura e ai programmi della tua organizzazione. E soprattutto, per dirla con Albert Einstein, “non fingiamo che le cose cambieranno se continuiamo a fare le stesse cose”. 

2. Ottieni il consenso organizzativo a tutti i livelli

Affinché un sistema di gestione dei progetti sia efficace, deve essere riconosciuto e accettato (pian piano) da tutti i membri a tutti i livelli della tua Non Profit. Ciò renderà lo strumento stesso una fonte affidabile per tutti per il completamento e lo storico dei vari progetti. È importante coinvolgere il board durante il processo di selezione degli strumenti e ottenere il loro feedback positivo. Sarà così più probabile che aiutino a sostenere il cambiamento all'interno di tutto il team. Infatti, più grande è il cambiamento più leadership sarà richiesta.

3. Sii paziente

Come direbbe Peter Drucker: “La cosa più difficile nella comunicazione è ascoltare ciò che non viene detto”. Quindi, ascolta le persone del tuo team e comunica chiaramente e spesso.

Il cambiamento può essere difficile, quindi sii paziente: se passi da uno strumento all'altro, assicurati di avere una solida strategia di migrazione. Se lo strumento è totalmente nuovo per il tuo team, sviluppa una strategia di integrazione graduale e misurata alle competenze interne.

Comunica con trasparenza perché si sta facendo un cambiamento così grande, spiega bene perché la tua organizzazione ha bisogno di questo strumento e in che modo il cambiamento avrà un impatto sul modo in cui le persone lavorano, sulle tempistiche del cambiamento, dove trovare le risorse formative, dove recuperare i vecchi dati e chi contattare se qualcuno ha una domanda o preoccupazione o vuole condividere qualsiasi feedback. 

4. Investi nella formazione interna

Quando si tratta di introdurre un nuovo strumento, investi il giusto tempo nel prenderne dimestichezza. Individua nel tuo team chi può essere un vero Digital Transformer, cioè chi, per conoscenze e competenze, può aiutare gli altri nel team a fare questo passo di cambiamento. Programma delle sessioni di formazione interna e, se mai, investi un piccolo budget per ricevere formazione da esperti che vi aiuteranno a gestire al meglio lo strumento e ad istruire gli altri del tuo team a gestire i flussi di lavoro con il tool appena adottato.  

Buon lavoro!